Anleitung für den Projektplan-Simulator: Verzögerung in 9 Schritten prüfen

Die Dauer zählt in Tagen. Bei normalen Aufgaben sind das Arbeitstage (Montag bis Freitag ohne gesetzliche Feiertage). Ein Meilenstein hat die Dauer 0 und markiert einen Zeitpunkt, zum Beispiel die Eröffnung oder die Abnahme.

Für den Import stehen CSV, Excel, MS Project (XML), Jira, Asana und PDF mit Tabelle bereit. Nach dem Wählen der Datei siehst du eine Vorschau. Dort ordnest du bei Bedarf die Spalten zu und bestimmst, ob die Aufgaben ersetzt oder angehängt werden. Mehr dazu in Projektplan importieren.

Zum Ausprobieren: Mit „Beispiel laden“ erscheint das Beispielprojekt „Café-Filiale eröffnen“ mit 14 Aufgaben, darunter 3 Genehmigungen und Lieferungen.

Der Projektstart ist der früheste Tag, an dem etwas beginnen darf. Der Zieltermin ist optional. Mit ihm zeigt der Planer, wie viele Arbeitstage Puffer bis dahin bleiben, und bei jeder Aufgabe, wie viel Verzögerung sie bis zum Zieltermin verträgt.

Die bundesweiten gesetzlichen Feiertage kennt der Planer. Feiertage, die nur in einzelnen Bundesländern gelten, und Betriebsferien trägst du unter „Weitere freie Tage“ ein, zum Beispiel 24.12.2026, 31.12.2026. An diesen Tagen wird nicht gearbeitet.

Der Normalfall ist Ende→Anfang: Aufgabe B beginnt, wenn Aufgabe A fertig ist. Dafür reicht die ID, zum Beispiel A3. Weitere Typen schreibst du hinter die ID:

• A SS (Anfang→Anfang): B beginnt, wenn A beginnt.
• A FF (Ende→Ende): B ist frühestens fertig, wenn A fertig ist.
• A SF (Anfang→Ende): B ist frühestens fertig, wenn A beginnt.
• Mit +2 oder -1 dahinter verzögerst du oder lässt Aufgaben überlappen: A SS+5 heißt „fünf Arbeitstage nach dem Start von A“.

Die deutschen Kürzel EA, AA, EE und AE funktionieren ebenfalls. Die Verzögerung zählt in Tagen der folgenden Aufgabe. Mehr Beispiele stehen in Abhängigkeiten im Projektplan.

Externe Wartezeiten sind Zeiten, auf die du keinen Einfluss hast. Sie laufen standardmäßig in Kalendertagen, also auch am Wochenende. Willst du in Arbeitstagen rechnen, stellst du „Zählt in“ auf Arbeitstage um, zum Beispiel wenn eine Behörde nur an Werktagen bearbeitet und du ihre Frist so angegeben bekommen hast.

Bester Fall und Schlechter Fall: Trage ein, wie lange es im günstigen und im ungünstigen Fall dauert, zum Beispiel 25 und 60 statt 30 Tage für die Baugenehmigung. Die Dauer in der Mitte ist dein wahrscheinlichster Fall. Der Planer rechnet damit später einen Durchlauf für den schlechten Fall und die Wahrscheinlichkeit des Endtermins.

Frühestens ab: Manche Aufgaben können erst an einem festen Termin beginnen, etwa nach einer Gremiumssitzung oder zum vereinbarten Liefertag. Der Planer hält die Aufgabe bis dahin zurück.

Mehr dazu in Genehmigung verzögert sich: externe Wartezeiten planen.

Im Zeitplan ist jede Aufgabe ein Balken. Rot ist kritisch: Jeder Tag Verzögerung verschiebt das Projektende. Blau hat Puffer, den zeigt eine dünne Linie hinter dem Balken. Violett schraffiert sind externe Wartezeiten. Pfeile zeigen die Abhängigkeiten, das gestrichelte Rot ist der Zieltermin. Wochenenden und Feiertage sind grau hinterlegt. Ein grüner Pfeil im Kopf zeigt den heutigen Tag; liegt heute außerhalb des Zeitplans, steht am Rand ein Pfeil „Heute“.

Wie du den Plan direkt im Diagramm änderst, steht im nächsten Schritt.

Im Beispiel liegen 4 Aufgaben auf dem kritischen Pfad (A6, A7, E3, M1). Das Projektende ist Fr 12.02.2027, bis zum Zieltermin 31.03.2027 bleiben 31 Arbeitstage Puffer.

Die Genehmigung hat im Beispiel 2 Tage Puffer, obwohl der Umbau direkt auf sie folgt. Der Grund ist das Wochenende: Die Genehmigung läuft am Freitag aus, der Umbau beginnt erst am Montag. Mehr dazu in Puffer im Projektplan.

Balken ziehen. Was das Ziehen bewirkt, stellst du über dem Zeitplan bei „Balken ziehen“ ein:

• Termin festlegen: Die Aufgabe beginnt frühestens an dem Tag, an dem du den Balken loslässt. Der Planer trägt das Datum in „Frühestens ab“ ein. Ziehst du den Balken zurück bis zum frühestmöglichen Tag, verschwindet das Datum wieder.
• Verzögerung testen: Die Aufgabe beginnt später als geplant, und du siehst schon beim Ziehen, wohin sich das Projektende verschiebt. Beim Loslassen steht die Verzögerung im Abschnitt „Verzögerung simulieren“.

Der Balken springt auf ganze Tage und überspringt Wochenenden und Feiertage. Mit Esc brichst du das Ziehen ab.

Aufgaben verknüpfen. Fahre mit der Maus über einen Balken: An Anfang und Ende erscheinen kleine Kreise (auf dem Handy, nachdem du die Aufgabe angetippt hast). Ziehe einen Kreis auf eine andere Aufgabe. Vom Ende zum Anfang entsteht der Normalfall „B beginnt, wenn A fertig ist“. Ziehst du vom Anfang zum Anfang oder vom Ende zum Ende, entsteht die entsprechende Verknüpfung. Ziehst du vom Anfang einer Aufgabe zum Ende einer anderen, gilt „die andere kommt davor“. Die Verknüpfung erscheint zugleich in der Spalte „Vorgänger“. Würde sie einen Kreis erzeugen, lehnt der Planer sie ab und nennt die Kette.

Verknüpfungen ändern. Ein Klick auf einen Pfeil öffnet ein kleines Fenster. Dort stellst du die Art ein (auch Anfang→Ende) und den Abstand in Kalendertagen, negativ für Überlappung, oder löschst die Verknüpfung.

Umsortieren und löschen. Am Griff ⋮⋮ links ziehst du eine Zeile an eine andere Stelle. Alternativ wählst du die Aufgabe aus und nutzt die Knöpfe ↑ und ↓. „Aufgabe löschen“ (oder das × in der Tabelle) entfernt die Aufgabe samt allen Verknüpfungen und Verzögerungen, die auf sie zeigen.

Rückgängig. Der rote Knopf „Rückgängig“ im Hinweis, der Knopf über dem Zeitplan und Strg+Z nehmen die letzten Änderungen zurück, bis zu 50 Schritte. Die Änderungen im Zeitplan sind ausgeschaltet, solange der Plan Fehler enthält; behebe sie zuerst in der Tabelle.

Zum Üben: Lade das Beispielprojekt, ziehe die Baugenehmigung im Modus „Verzögerung testen“ ein paar Tage nach rechts und sieh zu, wie die Eröffnung wandert.

Wähle „dauert länger“, wenn die Aufgabe selbst mehr Zeit braucht, oder „beginnt später“, wenn sie später losgeht, zum Beispiel weil ein Antrag länger liegt. Du kannst mehrere Verzögerungen gleichzeitig einstellen.

Die Auswirkungsbox sagt dir, ob die Verzögerung im Puffer bleibt oder das Projektende verschiebt, um wie viele Tage, ob der Zieltermin hält, wie viel davon extern und wie viel intern verursacht ist und ob sich der kritische Pfad ändert. Im Beispiel gilt:

Die Baugenehmigung hat 2 Tage Puffer. Zwei Tage später bleiben ohne Folgen, vierzehn Tage später schieben die Eröffnung auf Mo 22.02.2027. Die Lieferung der Einrichtung hat 28 Tage Puffer und darf auch 20 Tage später kommen.

Der Planer würfelt jede Aufgabe mit Spanne (bester Fall, Dauer, schlechter Fall) 2.000-mal und rechnet den Plan jedes Mal durch. Ohne Spannen gibt es nichts zu würfeln; das Beispielprojekt enthält sie.

Im Beispiel gilt: Der geplante Termin Fr 12.02.2027 hält nur mit 14 % Wahrscheinlichkeit. Mit 50 % Wahrscheinlichkeit ist das Projekt am Fr 19.02.2027 fertig, mit 80 % am Mi 24.02.2027 (12 Tage nach dem Plan), mit 90 % am Fr 26.02.2027. Der Zieltermin 31.03.2027 wird mit 100 % Wahrscheinlichkeit gehalten. Den größten Einfluss haben E1 Baugenehmigung (25 bis 60 Tage), E3 Hygieneabnahme und Gewerbeanmeldung (8 bis 20 Tage), A6 Umbau (18 bis 30 Tage).

Warum liegt der geplante Termin so niedrig? Der Plan rechnet mit den wahrscheinlichsten Dauern. Weil viele Aufgaben nach oben stärker abweichen können als nach unten und weil das Projekt erst fertig ist, wenn alle Ketten fertig sind, liegt der Plan eher am optimistischen Rand. Mehr in Monte-Carlo im Projektplan.

Das Risiko-Ranking verzögert jede Aufgabe einzeln um die gewählte Zahl Tage und sortiert nach der Wirkung auf das Projektende. Die Spalte „Verträgt bis zum Zieltermin“ nennt, wie viel Verzögerung eine Aufgabe aushält, bevor der Zieltermin kippt. So siehst du, wo du Aufmerksamkeit brauchst.

Schlechter Fall: Hast du bei Aufgaben die Dauer im schlechten Fall eingetragen, erscheinen darüber Karten, die den Durchlauf mit allen externen oder allen Aufgaben im ungünstigen Fall zeigen. Im Beispiel läge die Eröffnung dann am Mo 22.03.2027, 38 Tage nach dem Plan.

Teilen: „Link kopieren“ legt den ganzen Plan, auch das eingestellte Szenario, komprimiert in die Adresse nach dem „#“. Wer den Link öffnet, sieht eine Frage „Plan öffnen?“ und kann ihn verwerfen. Dieser Adressteil wird nie an einen Server gesendet; schick den Link trotzdem nur Menschen, die den Plan sehen dürfen.

Exportieren: „PDF-Bericht“ enthält Zusammenfassung, Szenario, Wahrscheinlichkeit, den Zeitplan (bei vielen Aufgaben auf mehrere Seiten verteilt) und das Risiko-Ranking. „Als Bild (PNG)“ speichert nur den Zeitplan, zum Beispiel für eine Präsentation. Beides entsteht in deinem Browser.

Sichern: Dein Plan bleibt nur in deinem Browser, wenn du dem Merken in den Cookie-Einstellungen zustimmst. Sonst sichere ihn mit „Plan sichern“ als Datei. Die Datei enthält auch Zieltermin, freie Tage und Verzögerungen und lässt sich später über „Importieren …“ wieder laden. „CSV exportieren“ speichert nur die Aufgaben, zum Beispiel für Excel.