Genehmigung verzögert sich: so planst du externe Wartezeiten
Genehmigungen, Lieferzeiten und Abnahmen bestimmst du nicht selbst. Genau dort entstehen oft die größten Verzögerungen. So bildest du sie im Projektplan ab und prüfst, was sie für den Endtermin bedeuten.
Wie bilde ich externe Wartezeiten im Plan ab?
Lege die Wartezeit als eigene Aufgabe an, markiere sie als extern und trage ein, wer sie verursacht.
Eine externe Wartezeit ist eine Aufgabe ohne eigenen Aufwand: Du wartest. Im Projektplan-Simulator stellst du „Art“ auf Extern und trägst unter „Wartet auf“ ein, zum Beispiel „Bauamt“ oder „Lieferant“. So erkennt der Planer sie, gewichtet sie in der Auswirkungsbox getrennt von internen Aufgaben und fasst sie in der Zusammenfassung zusammen (im Beispiel: 3 externe Wartezeiten).
Kalendertage oder Arbeitstage?
Externe Fristen laufen meist in Kalendertagen: Eine Frist von 30 Tagen endet 30 Tage nach Beginn, auch wenn Wochenenden dazwischen liegen. Der Planer rechnet externe Aufgaben deshalb standardmäßig in Kalendertagen. Läuft eine Frist in Arbeitstagen, stellst du „Zählt in“ um.
Der Übergang zur nächsten normalen Aufgabe geschieht am nächsten Arbeitstag. Endet die Genehmigung an einem Freitag, beginnt der Umbau am Montag.
Dauer im schlechten Fall
Statt nur eine Zahl zu planen, trägst du bei jeder externen Aufgabe zusätzlich ein, was im ungünstigen Fall passieren kann: „Schlechter Fall“ in Tagen. Der Planer rechnet dann einen Durchlauf, in dem alle externen Fristen so lange dauern.
Im Beispiel (Baugenehmigung 60 statt 30 Tage, Lieferung 35 statt 21, Abnahme 20 statt 10 Arbeitstage) rutscht die Eröffnung vom Fr 12.02.2027 auf den Mo 22.03.2027, also um 38 Tage (26 Arbeitstage). Der Zieltermin 31.03.2027 wird noch gehalten, mit 5 Arbeitstagen Puffer. Das ist die Zahl, mit der du ehrlich über Risiken sprichst.
Feste Termine: „Frühestens ab“
Manche Aufgaben können nicht vor einem bestimmten Datum starten, etwa nach der nächsten Sitzung eines Gremiums oder zum zugesagten Liefertermin. Trage dieses Datum bei „Frühestens ab“ ein. Der Planer hält die Aufgabe zurück, auch wenn alle Vorgänger früher fertig sind.
Verzögerung durchspielen
Stelle im Abschnitt „Verzögerung simulieren“ die Genehmigung ein. Ein Beispiel: Die Baugenehmigung hat 2 Tage Puffer. Zwei Tage später bleiben folgenlos, 14 Tage später schieben die Eröffnung auf den Mo 22.02.2027 (10 Tage, 6 Arbeitstage). Die Lieferung dagegen hat 28 Tage Puffer und kann 20 Tage später kommen, ohne dass sich etwas ändert.
Ob die Verzögerung „dauert länger“ oder „beginnt später“ ist, spielt eine Rolle: Liegt der Antrag länger im Eingang, bevor die Bearbeitung beginnt, wählst du „beginnt später“.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Genehmigung?
Das hängt von Behörde, Verfahren und Antrag ab und lässt sich nicht pauschal sagen. Frage die zuständige Stelle nach der üblichen und der längsten Bearbeitungszeit und trage beide ein: die übliche als Dauer, die längste als „Schlechter Fall“.
Kann ich mehrere externe Verzögerungen gleichzeitig prüfen?
Ja. Du kannst beliebig viele Verzögerungen einstellen oder mit „Als Szenario laden“ den Durchlauf für alle externen Fristen im schlechten Fall übernehmen.