Das Projekt verzögert sich: Ursachen und was du tun kannst
Fast jedes Projekt gerät irgendwann in Verzug. Entscheidend ist, wie schnell du erkennst, was die Verzögerung für den Endtermin bedeutet, und was du dagegen tun kannst.
Warum verzögern sich Projekte?
Häufige Ursachen sind zu optimistische Schätzungen, Änderungen im Umfang, fehlende Abstimmung und Wartezeiten von außen.
- Zu optimistische Schätzungen: Dauern und Risiken werden unterschätzt.
- Änderungen im Umfang: Es kommt etwas dazu, ohne dass der Termin angepasst wird.
- Externe Abhängigkeiten: Genehmigungen, Lieferungen oder Freigaben dauern länger (externe Wartezeiten).
- Fehlende Abstimmung: Beteiligte wissen nicht, wann sie gebraucht werden.
- Fehlende Menschen oder Wissen: Ausfall, Engpass, fehlende Erfahrung.
Erster Schritt: die Wirkung auf den Endtermin prüfen
Nicht jede Verzögerung verschiebt das Projektende. Das entscheidet der Puffer: Liegt die verspätete Aufgabe nicht auf dem kritischen Pfad, kann sie sich um ihren Puffer verspäten, ohne dass sich etwas ändert. Stelle die Verzögerung im Projektplan-Simulator ein: Er zeigt das neue Projektende, ob der Zieltermin hält und welche Aufgaben sich verschieben. Im Beispielprojekt bleibt eine Baugenehmigung, die zwei Tage später kommt, ohne Folgen, bei vierzehn Tagen verschiebt sich die Eröffnung auf den Mo 22.02.2027.
Was kann ich tun?
- Ursache klären: Planungsfehler, Änderung, Ressourcen, externe Wartezeit?
- Wirkung rechnen: Im Puffer oder auf dem kritischen Pfad?
- Optionen prüfen: Umfang kürzen, Aufgaben überlappen, Ressourcen ergänzen oder den Termin verschieben. Siehe Projekt beschleunigen.
- Plan anpassen: Neue Dauern und Termine eintragen, den neuen Stand als Plan führen.
- Abstimmen: Alle Beteiligten kennen den neuen Termin und die Annahmen dahinter.
Wie beuge ich vor?
- Schätze mit Spannen statt mit einer Zahl (Dauer schätzen).
- Nimm Wartezeiten von außen in den Plan auf und sichere sie mit einer Dauer im schlechten Fall ab.
- Prüfe regelmäßig, welche Aufgabe das Ende am stärksten bewegt (Risiko-Ranking).
- Rechne den Plan nach, sobald sich etwas verschiebt, nicht erst am Ende.
Häufige Fragen
Verschiebt jede Verzögerung den Endtermin?
Nein. Eine Verzögerung verschiebt das Projektende nur, wenn sie größer ist als der Puffer der Aufgabe. Auf dem kritischen Pfad gibt es keinen Puffer, dort verschiebt jeder Tag das Ende.
Wie melde ich eine Verzögerung?
Früh, mit Ursache, Wirkung auf den Endtermin und Optionen. Eine Rechnung wie im Planer, zum Beispiel als PDF-Bericht, macht die Aussage nachvollziehbar.
Kann ich verlorene Zeit wieder aufholen?
Nur auf dem kritischen Pfad. Aufgaben mit Puffer zu beschleunigen, bringt dem Endtermin nichts.